ثبت اسناد حسابداری
سند حسابداری
با منسوخ شدن ثبت دستی، ثبت اسناد و مدارک حسابداری بصورت اتوماتیک جایگزین شدند که این مسئله به رعایت استانداردها و جلوگیری از فراموشی جزئیات کمک میکند. در این مقاله پس از تعریف سند حسابداری، حسابداری تنخواه گردان، چگونگی ثبت وقایع مالی، تهیه صورت مغایرت بانکی و کسورات قانونی در صورتحساب‌ها و صورت وضعیت‌ها توضیح داده شده‌اند. در زمان قدیم همگی اسناد و مدارک مالی کاملاً بصورت سنتی و دستی نوشته می‌شدند.
افراد آن زمان، به برگه‌ای که این وقایع مالی و جزئیات مالی در آن نوشته می شد یک سند حسابداری می‌گفتند. با پیشرفت و توسعه علم و آمدن روش‌های جدید برای نوشتن، پیوسته روش‌های دستی منسوخ گردیده و بنگاه های اقتصادی و کسب و کارها خود را با این تغییرات وفق دادند. یک سند حسابداری می‌تواند در ابتدا تنها فرم اولیه‌ای شامل شرح وقایع مالی باشد و در صورت اطمینان طرفین از این وقایع در دفترهای قانونی مثل دفتر روزنامه و دفتر کل به ثبت برسند. اگر ثبت سند به درستی انجام نشود، بقیه مسائل و معادلاتی که در ادامه آن باید صورت گیرد دچار مشکل می‌شود.
چرا سند حسابداری را ثبت می‌کنیم؟
- جلوگیری از فراموشی وقایع و جزئیات توسط طرفین
- جمع آوری اسناد و مدارک
- اطمینان از رعایت استانداردها و قوانین
سند حسابداری چیست؟
آن نوع از وقایع مالی که در یک دوره مالی مشخص رخ داده و حداقل یک بدهکار و یک بستانکار داشته باشند را سند حسابداری می نامیم. سند حسابداری می‌تواند دارای چندین بدهکار و بستانکار باشد.
حسابداری تنخواه گردان چیست؟
بر اساس آیین نامه تنخواه در آغاز هر سال با دستور مدیرعامل مبلغی به صورت چک به تنخواه گردان تقدیم می‌گردد. در یکی از بانک‌ها، یک حساب دو نفره تحت عنوان تنخواه دار افتتاح شده و تمام پرداخت‌ها از راه تنخواه بر طبق آیین نامه تنخواه بوده و بعد از اخذ مجوز و مشخص نمودن سقف پرداخت انجام می‌شود. به این ترتیب صورت خلاصه تنخواه که باتوجه به مدارک پرداختی است به بخش مالی ارائه داده می‌شود. زمانی که اسناد تنخواه بررسی و کنترل گردید، هر حساب بطور ماهیانه در سیستم حسابداری مورد ثبت قرار میگیرد. راهکار سند باید از سیستم پرینت شده و توسط تنظیم کننده سند (مسئول صدور سند) تایید کننده سند (بالاترین مقام مالی شرکت) امضاء گردد.
بعد اینکه سند صادر گردید، باید مجدداً به دستور مدیر مالی و به اندازه مبلغ صورتحساب تنخواه، تنخواه را با صدور چک شارژ نمود. دریافت تضمین (چک یا سفته) به مقدار مبلغ تنخواه وظیفه شرکت می‌باشد.
ثبت وقایع مالی
همگی وقایع مالی بصورت روزانه در سیستم حسابداری ثبت می‌گردد. اگر وقایع مالی نیاز به صدور چک داشته باشد، گرفتن اجازه مدیرعامل لازم است و اگر این چک در مبلغی بالا و یا برای کسب و کار دارای اهمیت باشد باید پس از تصویب هیئت مدیره و به مدیر مالی شرکت ارجاع داده شده، سپس نسبت به تنظیم فرم صدور چک و امضاء چک و فرم چک توسط صادر کننده، تایید کننده و تصویب کننده آن اقدام گردد. درصورتی که این چک در وجه مشتری بود، وی باید با حضور در شرکت و تقدیم معرفی نامه و مدارک شناسایی، چک را تحویل گرفته و به همراه آن یک رسید با امضاء و مهر تحویل دهد. کپی چک و مدارک شناسایی مشتری به عنوان مدارک این روند به سند پیوست می‌شود.
اگر برای وقایع مالی نیازی به صدور چک نبود (مثل ثبت دریافت و پرداخت خرید و فروش اعتباری جنس در حساب ها و اعلامیه بدهکار و بستانکار که به حساب بین آنها اعمال می شود)، باید برای ثبت آن در سیستم حسابداری ابتدا از بالاترین مقام شرکت و سپس مدیر مالی شرکت مجوز گرفت.
تهیه صورت مغایرت بانکی
در انتهای هر ماه برای اینکه حساب فیمابین دفاتر مالی یک شرکت با صورتحساب بانک تطبیق داده شود، صورت مغایرت بانک تهیه می‌گردد. برای این کار، از حساب بانک پرینت گرفته شده و بررسی می‌شود که آیا مانده صورتحساب بانک با مانده بانک دفاتر شرکت مغایرت دارد. اقلام باز (بیشتر چک هایی که وصول نگردیده باشند) را طبق مانده بانک و دفاتر بررسی می‌کنیم. باید اقلام باز را در آغاز هر ماه در صورتحساب بانک علامت زده و سپس آنها را شناسایی کنیم.
کسورات قانونی در صورتحساب‌ها و صورت وضعیت‌ها
بر طبق قانون مالیات ارزش افزوده باید کد اقتصادی و شناسه ملی را روی فاکتورهای شرکت درج نمود. باید ۶% به مبلغ فاکتور خرید کالا یا خدمات تحت عنوان مالیات ارزش افزوده اضافه کرده و در مهلت قانونی و مشخص به وجه دارایی واریز نمود.
براساس ماده قانون مالیاتهای مستقیم باید ۳% از هر پرداخت را تحت عنوان علی الحساب مالیات مقرری کم نموده و در طول ۳۰ روز به حساب دارایی پرداخت شده و رسید آن به مقرری تقدیم شود (این مبلغ قبلاً ۵% بوده است).
۵% تمامی پرداخت ها تحت عنوان سپرده بیمه از صورتحساب مشتری کم شده و تا زمانی نزد شرکت می ماند که مشتری مفاصا حساب را از تامین اجتماعی دریافت کند. ۵% زمانی آزاد و به مشتری پرداخت می‌گردد که وی مفاصا حساب را ارائه نماید. دیگر شرایط (اخذ تضامین، سپرده حسن انجام کار و …) بر طبق قرارداد صورت میگیرد.
شناخت ماهیت حساب
شناخت نوع ماهیت حساب (مرکز حساب، بدهکار، بستانکار، کل و معین تفضیل) دارای اهمیت است. تعریف سرفصل کل مثل حساب بانک و نقد با کد کل ۱۱۲، ابتدایی‌ترین کار در سیستم حسابداری است. کدهایی که با ۱۱۲۰۱ شروع میشوند نشان دهنده حساب معین حاوی نام بانک‌ها می‌باشند. مرکز حساب (مرکز حساب هزینه و مرکز حساب مشتریان) که می‌تواند نوعی تضمین باشد به عنوان پایه بعضی از حساب‌ها قرار میگیرد. کدگذاری هر شرکت به فعالیت و سیستم مالی آن بستگی دارد. ثبت درست عملیات در صدور سند حسابداری از مشکلات تنظیم گزارش جلوگیری میکند.
نکته
از آنجائیکه مقدار کالا و مشخصات چک در سند دستی ثبت نمی‌شود، انجام عملیات بصورت اتوماتیکتوصیه می‌شود.
موضوعات مرتبط :